Nuevos retos para la secretaria del siglo XXI

Marc Castellví,
Consultor de la división de Asistentes&Secretarias de Page Personnel.

La profesión de la secretaria debe su nombre a los que desde siempre han sido sus principales requisitos: la confidencialidad y discreción a la hora de tratar cualquier asunto relacionado con la compañía o con su jefe. Con el paso del tiempo esta definición algo romántica se ha ido complementando con nuevas responsabilidades y requisitos, hasta convertir este perfil unipersonal y familiar en una figura profesional preparada para aportar valor añadido en empresas nacionales y multinacionales.

En la actualidad, el tejido empresarial mundial se encuentra inmerso en una etapa de constantes cambios y adaptaciones que afecta directamente a todos los perfiles dentro de las organizaciones. El nivel de exigencia tanto en formación, idiomas como experiencia profesional, es mucho mayor que años atrás. Debido a ello, las secretarias están desarrollando la definición de competencias de su puesto de trabajo, compaginando la indispensable eficiencia y confidencialidad con la visión de negocio y el liderazgo de proyectos clave en las organizaciones.

En el estudio de remuneración de Page Personnel publicado en el año 2011, en el que a nivel nacional se llegó a entrevistar a 3.748 profesionales de este ámbito, se destaca una clara evolución en el perfil de Secretariado convencional hacia el de Assistant, que empieza a asumir en su día a día responsabilidades que le llevan a convertirse en una pieza clave dentro de las organizaciones de las que forman parte.

De hecho, este cambio no viene dado únicamente porque las personas entrevistadas tengan una formación más completa y un alto nivel competencial, sino que ha sido detectado en el aumento de los requisitos exigidos por el propio mercado laboral al buscar y seleccionar una secretaria.

¿Por qué el mercado exige más conocimientos a la secretaria? ¿Por qué el mercado quiere una secretaria con formación Universitaria?
La respuesta la encontramos en la coyuntura actual: una situación financiera como la que nos rodea ha provocado que los perfiles profesionales apuesten por su polivalencia para adaptarse a las nuevas necesidades de las empresas.

Por ello, el perfil de soporte clave, el nexo entre los diferentes departamentos, la persona de colaboración y confianza de los Comités de Dirección o los Consejos de Administración, acaba absorbiendo tareas cruciales que han sido delegadas por los directivos. Es en este momento cuando la secretaria convencional aprovecha su ocasión para ir más allá de sus clásicas tareas y adentrarse en el core business de la compañía. El mercado exige a las organizaciones un perfil con conocimientos de Marketing, Financieros y Protocolarios, conjuntamente al alto nivel de idiomas y ofimática. La secretaria de hoy tiene un perfil profesional con mucho potencial y está perfectamente preparada para asumir grandes retos que se trasladan a una nueva visión de negocio para la compañía. A nivel competencial asumen con naturalidad el aumento de sus responsabilidades y son personas con alto criterio para liderar proyectos estratégicos, como negociar y seleccionar el proveedor de telefonía móvil más adecuado, el operador logístico para los viajes o el de servicios básicos de cualquier compañía. Y no sólo eso; a día de hoy participan en los planes de Marketing, realizan los informes financieros de cuentas de explotación y participan activamente en la planificación de las estrategias clave.

El directivo moderno valora abiertamente el gran apoyo y brazo derecho que encuentra en su secretaria. Cada vez son más los profesionales que en el momento de requerir incorporar este perfil profesional busca una asesora con capacidad de liderazgo y gestión de equipos.

Desde el año 2010 hemos notado un incremento en la demanda del perfil de Office Manager, una persona ubicada en recepción pero con tareas muy polivalentes tanto de traducción, secretariado como administración y con background universitario o superior.
Esta exigencia en los inicios de la profesión hará que las futuras Secretarias de Dirección cuenten con un conocimiento absoluto de la compañía y que puedan, por tanto, convertir todo este know-how en una mejora de eficiencia en los procesos internos, propiciando un desarrollo de la visión empresarial y de negocio.

Con todo esto la secretaria actual necesita estar mucho más preparada a nivel formativo que anteriormente para poder asumir nuevas responsabilidades en las organizaciones, y así aprovechar la confianza del directivo y gozar de una mayor proyección dentro de la compañía. Su perfil competencial ha aumentado en orientación al negocio y en visión empresarial, y por ello podemos dejar de hablar de la secretaria como un perfil de apoyo clave para empezar a decir que su valor es ya fundamental en el business de la empresa actual.

Acerca de Maite Sáenz Blanco

ORH Grupo Editorial de Conocimiento y Gestión es mi proyecto profesional y vital, en el que reflejo mi forma de entender las relaciones empresa-empleado. Colaboro en numerosas iniciativas relacionadas con la Función RH tales como Top Employers España y Merco, y participo como jurado de distintos premios (Fun¬dipe, Empresa Flexible, Blogosfera RH, etc.). Mi trayectoria como periodista siempre se ha desarrollado en el entorno de la información especializada en gestión y, más concretamente, en la dirección de personas en las organizaciones. La mía es una carrera de fondo en la que la meta no es lo importante sino el camino recorrido.

Publicado el octubre 15, 2012 en SELECCIÓN y etiquetado en , , . Guarda el enlace permanente. 2 comentarios.

  1. Palabras sabias Marc!gran articulo!

  2. Muy buen aporte. Sin lugar a dudas ser secretaria hoy no es tan sencillo como en tiempos anteriores en donde con solo saber servir cafe y acomodar papeleres era sufiente.

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